كان لفيروس كورونا تأثيرات ارتدت على قطاع تنظيم الفعاليات والمؤتمرات في مختلف أصقاع العالم؛ حيث أصيب بنكسة بسبب حظر التجول وقيود السفر الجزئية والكلية، واستمرار تنفيذ سياسات وإجراءات التباعد الاجتماعي.

وتحقيقًا لـ»رب ضارة نافعة» استوعب السوق الصدمة الأولى فتحوّل منظمو الفعاليات والمؤتمرات إلى الحلول الرقمية، والتخطيط لتنظيمها افتراضيًا؛ للحفاظ على استمرار العمل والزخم، وقد زادت الفعاليات التجارية والمهنية عبر الإنترنت – بحسب الأبحاث- بنسبة 1100 ٪ في أبريل الماضي (2020) مقارنة بالشهر نفسه من العام الماضي، وهو ما كشف عنه تقرير استشاري صادر حديثًا لوحدة الدراسات التحليلية لدى W7Worldwide للاستشارات الاستراتيجية والإعلامية بعنوان «خطوات تنظيم الفعاليات الافتراضية الناجحة».

ومما جاء في سياق التقرير الاستشاري:نمو قطاع إدارة وتنظيم الفعاليات العالمية القائمة على السحابة من3,8ملايين دولار (2019) إلى 8,2 ملايين دولار بحلول 2025، بمعدل نمو سنوي مركب 13,68 ٪، ومن الخطوات الرئيسة لتنظيم فعالية افتراضية ناجحة في عهد «كورونا»:»التخطيط للفعالية والأجندة» والتأكد من إنشاء المحتوى المناسب الخاص بالفعالية، وتنويع محتوى البرامج للحفاظ على تفاعل الجمهور.

والخطوة الثانية لتنظيم الفعالية الافتراضية:الاهتمام بتأسيس»المنصة الرقمية»التي تتيح مميزات متقدمة من خلال إنشاء «ردهات افتراضية، وقاعات عارضين، ومساحات اجتماعات»، ويعد «تمييز الفعالية بعلامتها التجارية»، من الخطوات الرئيسة؛ لتعزيز فرصها، وزيادة ولاء العملاء لها.

ومن الخطوات:»مشاركة المحتوى» مع ضيوف الفعالية الافتراضية، من خلال المدونات ومقاطع الفيديو الخاصة بالمتحدثين ومنشورات الوسائط الاجتماعية؛لإحداث التأثير المطلوب،ويُعد «الرعاة والشركاء» بمثابة العمود الفقري للفعاليات الافتراضية؛ لذلك حث التقرير على إشراك الرعاة من خلال «الجلسات الدعائية» و»استطلاعات الرأي والاستفتاءات»، والتشارك مع المتحدثين والسفراء الآخرين.

وتعد الفعاليات فرصة رئيسة للتواصل مع الصحفيين ولعب دور حاسم في «بناء العلاقات الإعلامية»، وأوصى التقرير الاستشاري الشركات بترتيب جلسات إحاطة مسبقة حصرية مع الصحافة الرئيسة عبر مؤتمر الفيديو، وإعداد غرفة إعلامية افتراضية مؤهلة، والخطوة الأخيرة هي:»مرحلة ما بعد الفعالية»، وهي مهمة جدًا لمعرفة الانطباعات، من خلال تحليل البيانات، ونتائج الاستفتاءات.

7 خطوات لنجاح تنظيم «الفعاليات الافتراضية» في عهد «كورونا»

التخطيط للفعالية والأجندة - المنصة الرقمية - تمييز فعاليتك بعلامتها التجارية - مشاركة المحتوى - الرعاة والمشاركون -العلاقات الإعلامية - مرحلة ما بعد الفعالية.